Feedback geven en ontvangen is een moeilijke kunst.
Commentaar leveren ten opzichte van een medewerker of een ondergeschikte kan op verschillende manieren misgaan. De feedback kan worden opgevat als straf, als bedreiging of als niet passend in een bepaalde situatie of in een bepaalde relatie.
Het beste uitgangspunt voor een constructief commentaar is in de zelfdeterminatietheorie te vinden, de beste hedendaagse motivatietheorie. Volgens de zelfdeterminatietheorie moet de intrinsieke motivatie van mensen worden ondersteund. Dit gebeurt als de menselijk basisbehoeften worden erkend: autonomie, competentie en verbondenheid.
(Deze tekst gaat niet of in mindere mate over het formeel beoordelen van medewerkers of studenten volgens gegeven criteria.)
Bij het geven van feedback geldt daarom:
Ondersteun de autonomie van de ander
Erken de keuzes, voorkeuren en perspectieven van de persoon die je commentaar wilt geven. Geef feedback die respectvol is, niet opdringerig. Vraag bij voorkeur of je mening of commentaar mag geven, en wanneer het uitkomt.
Ondersteun de competentie van de ander
Geef informatie, begeleiding en aanmoediging. Reageer alleen op gedrag dat veranderd kan worden. Geef alleen commentaar als je kleine en realistische stappen van verandering kunt uitstippelen.
Geef ter competentieondersteuning commentaar dat specifiek, accuraat en constructief is. Vermijd vage, onnauwkeurige of destructieve feedback. Geef commentaar dat relevant, tijdig en constructief is. Goede terugspiegeling is beschrijvend, niet beoordelend. Vermijd feedback die de persoon een label geeft, rangschikt of vergelijkt met anderen.
Let op de relatie
Let er vooral op dat de feedback de relatie niet beschadigd. Straf en kritiek verandert meestal weinig, maar beschadigt de relatie. Bijsturing heeft een sfeer van waardering, compassie en vertrouwen nodig. Vermijd feedback die gebruik maakt van beloningen, bedreigingen of druk om het gedrag van de persoon te beïnvloeden. Geef commentaar dat respectvol is, niet bedreigend.
Hoe ga je om met feedback dat niet constructief is?
Hoe reageer je op commentar die de basisbehoeften van de zelfdeterminatietheorie niet ondersteunt? Wat doe je met commentaar dat ongepast, onrechtvaardig of destructief is? Feedback, dat je motivatie ondermijnt?
Het beste is het meestal om eerst je reactie heel kort te houden. Bijvoorbeeld “Dank je, ik kom hier later op terug.” Afbrekende kritiek maakt vaak boos of angstig. Het is goed om te wachten totdat de sterke emoties ietsje zijn afgekoeld. Vervolgens is het in veel gevalen zinvol, om eerst niet inhoudelijk op de kritiek in te gaan. Het is beter om uitdrukkelijk constructief feedback te vragen, en uit te leggen, op welke manier jij graag feedback ontvangt. Je wilt graag feedback dat je motivatie ondersteunt en je basisbehoeften respecteert: dat wil zeggen jouw behoefte voor autonomie, competentie en verbondenheid. En dan beschrijf je hoe motivatie-ondersteunend commentaar kan uitzien – zoals hier boven geschetst.
Als je wilt kan je dan ook nog op de inhoudelijke kritiek reageren, en iets oppakken waarvan ook zelf van mening bent, dat jij eraan kunt en wilt werken. Dit knoopt aan bij je je basisbehoefte competentie.
Als de ander geen constructief commentaar wil geven en geen interesse heeft voor jouw motivatie heb je een probleem. Maar het probleem draait dan niet om feedback. Je hebt te maken met een destructieve relatie, die gestuurd wordt door extrinsieke motieven zoals macht, status en geld. Degene die feedback geeft is dus niet geïnteresseerd in jouw bevlogenheid of jouw welzijn. Het is nodig om afstand te nemen. Meestal is het dan nodig om hulp van buiten te zoeken: iemand die je vertrouwt of professionele hulp. Als een medemens niet constructief met jou wil meedenken, moet je jezelf en je welzijn goed beschermen. Vaak kan je dat niet alleen. Zoek steun.
Als medewerkers vanuit verschillende waarden en visies ageren (bv intrinsieke versus extrinsieke waarden) is vaak conflictbemiddeling nodig. Conflictbemiddeling kan waarden en gedeelte visies bewust maken en proberen toenadering te faciliteren.
Literatuur
Gradito Dubord, M. A., Forest, J., Balčiūnaitė, L. M., Rauen, E., & Jungert, T. (2022). The power of strength-oriented feedback enlightened by self-determination theory: a positive technology-based intervention. Journal of Happiness Studies, 23(6), 2827-2848.
