Podcast
Heb je het wel eens meegemaakt, dat je overoptimistisch was over je eigen planning, bijvoorbeeld toen je een werkstuk of scriptie moest inleveren en dacht dat het stuk in 3-4 weken makkelijk klaar zou zijn, en het uiteindelijk een half jaar duurde?
Of werd er in jouw gemeente een weg of een gebouw gepland dat tijd en kosten schrijnend overschreed? Het fenomeen, dat projecten veel meer tijd (en vaak ook geld) kosten dan gepland zien we overal, individueel en in organisaties.
Twee voorbeelden van bekende internationale projecten die vertraging hebben opgelopen en/of veel meer gekost dan oorspronkelijk geraamd, omdat planners onvoldoende rekening hebben gehouden met risico’s en onvoorziene omstandigheden zijn de aanleg van de HSL-Zuid (de hogesnelheidstreinverbinding tussen Amsterdam en Brussel) en de Flughafen Berlin Brandenburg.
Von Robert Aehnelt – Eigenes Werk, CC BY-SA 3.0, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=15603403
“Bias”
De planningsfout waarbij tijd en moeite wordt onderschat, wordt in de psychologie “planning fallacy” genoemd. Dit is maar één van vele voorbeelden van de zogenaamde optimisme bias. Deze cognitieve denkfout -of “bias” – is een tendens in het denken waarbij mensen zichzelf en hun projecten positiever inschatten dan realistisch is. Als we volledig rationeel zouden denken over de wereld zouden we gewoon informatie verzamelen, verwerken en dan gebruiken om te oordelen en beslissingen nemen.
In plaats daarvan hebben de meeste mensen in veel opzichten de neiging om overoptimistisch te zijn.
Een dergelijke “optimisme bias” wordt bij veel verschillende mensen gezien, het is dus geen individuele fout, maar een algemeen menselijke tendens, die in de evolutie geworteld is. Optimisme bias en planning fallacy horen bij de honderden denkfouten of bias die experimenteel bij veel verschillende individuen groepen vastgesteld. Met deze menselijke denkfouten is een grote groep sociaalpsychologische onderzoekers bezig.
Omvangrijk onderzoek uit de sociale psychologie toont dan ook aan, dat menselijke automatische denkprocessen de werkelijkheid ietwat verdraaid weergeven. Niet objectief dus, maar op systematische wijze (= niet op toevallige wijze) verkeerd. Dit soort denken noemt men noemt men “bias”.
Vele biases komen erop neer dat we te optimistisch zijn,we ons zelf en onze mogelijkheden overschatten. Evolutionair gezien heeft deze systematische denkfout wel zin: de mens heeft kunnen handelen en grote risico`s nemen: denk aan onze voorouders die zomaar met schepen over de zee voeren zonder te weten of ze ergens aankomen.
Uit sociaalpsychologisch onderzoek komen meerdere redenen voor de planning fallacy naar voren:
*Wanneer mensen voorspellen hoe lang ze over een bepaalde taak zullen doen, richten ze zich vooral op de toekomst en hoe ze de taak zullen uitvoeren. Dit weerhoudt hen ervan terug te kijken in de tijd en zich te herinneren hoe lang soortgelijke taken in het verleden duurden.
En als men al terug denkt, heeft men vaak een tendens, de gemaakte fouten en vertragingen aan pech of aan andere personen toe te schrijven, en gelooft men dat het in de toekomst zeker goed gaat.
*ook de motivatie speelt een grote rol: Bij het voorspellen gokken individuen vaak dat er zal gebeuren wat zij graag willen dat er gebeurt (Johnson & Sherman, 1990).
*als mensen vooral aan het einddoel denken en niet aan de tussenstappen die er nodig zijn, wordt de planning fallacy groter- dit is dan waarschijnlijk ook de reden dat de planning fallacy groter is bij het management dan bij uitvoerende medewerkers. Uitvoerende werkers zijn namelijk minder op het einddoel gefocusseerd en hebben meer last hebben van de werkdruk.
*de planning fallacy op de werkvloer kan ook worden versterkt als managers als positief en aanpakkend willen verschijnen.
Optimisme en daadkracht komt sympathiek en overtuigend over, sceptisch denken wordt daarentegen vaak als remmend en zeurderig opgevat.
*de planning fallacy op de werkvloer kan ook een volledig rationele basis hebben: als een project namelijk als moeilijk, langdurend en duur wordt gerepresenteerd is het veel moeilijker om goedkeuring te verkrijgen. Dus presenteert de projectleider een optimistisch plan.
*op individueel niveau dient de planning fallacy ook om uitstelgedrag te legitimeren.
“Als mijn scriptie maar 2 maanden in beslag zal nemen, kan ik NU met wintersport….”
Hoe kan men de planning fallacy tegengaan?
*deze planning fallacy goed onderkennen als vaak voorkomende denkfout
*planning software gebruiken
*gedetailleerd en in kleine stappen plannen
*bewust met tegenvallers rekenen
*met buitenstaanders (coach) de planning bespreken
*van tevoren een “premortem”-sessie inplannen: in het team samen fantaseren dat project mis ging en dan samen in een voorgestelde toekomst de redenen bedenken hoe waarom het project mis ging.
Hier een video van de beroemde denkfouten-onderzoeker Kahneman: